Overtuigend communiceren voor auditors

Wat maakt uw audit beter dan die van een ander? Uw uitgebreide vakkennis? Uiteraard. Daarnaast spelen echter ook uw communicatieve vaardigheden een cruciale rol. Uw manier van informatie inwinnen, conclusies neerschrijven en resultaten presenteren, beïnvloeden in grote mate de kwaliteit van uw audit.

Communiceren lijkt evident, maar is het niet altijd. Een fractie efficiëntere communicatie kan u heel wat opleveren: een pak tijdswinst, klare inzichten en conclusies, adviezen op het scherp van de snee, een gunstige onderhandelingspositie en heel wat overtuigingskracht.

In deze opleiding trainen we juist deze specifieke vaardigheden die u in staat stellen het verschil te maken tussen een degelijke en een voortreffelijke audit.

• Tijdswinst: doelgerichte vragen en efficiënte vergaderingen leveren u sneller de informatie die u nodig hebt.
• Kwaliteitsvolle rapporten: met glasheldere conclusies legt u exact de vinger op de wonde.
• Duidelijke en overtuigende presentaties: tot wie u zich ook richt, van magazijnier tot CEO, van ondernemingsraad tot aandeelhoudersvergadering, uw betoog blijft hen boeien.
• Gedegen onderhandelingen: in het belang van uw klant bent u een tactische en doordachte onderhandelaar.

Deze training volgt de chronologie van een audit: van interview over onderhandelingen, vergaderingen, het schrijven van rapporten, tot de presentatie ervan. Hebt u hierbij de volgende 7 regels onder de knie, dan geeft u gegarandeerd elke audit een surplus.

1. Communiceer constructief

Zo legt u de basis voor een sterke vertrouwensrelatie met uw klant.

• Welke rol speelt de bedrijfscultuur in de communicatielijnen van een organisatie?
• Wie zijn uw meest voorkomende gesprekspartners?
• Hoe behoudt u een constructieve houding tijdens de audit die vaak als indringend wordt ervaren?

2. Interview doelgericht

Verzamel zo snel mogelijk de informatie die u nodig heeft, binnen de beperkte tijdsspanne die u toegemeten krijgt om uw audit uit te voeren.

• Hoe detecteert u de juiste gesprekspartners?
• Welke vraagstellingen helpen u bij het verzamelen van de nodige informatie?
• Welke technieken kunt u toepassen om de verzamelde informatie te toetsen (herformuleren, doorvragen, reflecteren, ...),

3. Meet u een assertieve houding aan

Weet op een open en assertieve manier de doelstellingen van uw audit voorop te zetten. Een middel om uw onafhankelijke positie te bewaken.

• Hoe assertief kunt u zijn? Waar liggen de grenzen?
• Hoe zegt u 'neen' op een aanvaardbare manier?
• Hoe gaat u om met uw 'controlerende' imago?
• Op welke manier geeft en krijgt u feedback?

4. Onderhandel doeltreffend

Zo bereikt u voor uzelf en uw klant een win-winresultaat.

• Hoe past uw strategie in het soort onderhandeling?
• Hoe documenteert u uw onderhandelingsargumenten?
• Wanneer wisselt u bepaalde informatie uit?
• Hoe verkent u de verschillende onderhandelingsposities?
• Hoe komt u tot een aanvaardbaar akkoord voor uw klant?

5. Vergader efficiënt en effectief

Zo leidt u elke meeting naar een resultaat.

• Wanneer is een vergadering noodzakelijk?
• Welke soort vergadering leidt tot welk resultaat?
• Hoe realistisch is de agenda van de vergadering?
• Welke rol spelen voorzitter, deelnemer en notulist?

6. Schrijf helder en gestructureerd

Uw rapporten zijn uw visitekaartje. Enkele richtlijnen in businesswriting maken uw rapporten onmiddellijk heel wat inzichtelijker.

• Hoe structureert u de vergaarde informatie?
• Welke onderdelen onderscheidt u?
• Waar plaatst u conclusies, verantwoordingen, samenvattingen?

7. Presenteer overtuigend, op maat van uw publiek

Stem uw boodschap af op maat van de doelgroep en maak dat iedereen u verstaat.

• Welk soort publiek hebt u voor u? Wat spreekt hen aan?
• Welk doel wilt u bereiken met uw presentatie?
• Welke hulpmiddelen kunt u inschakelen?
• Hoe helder en zelfzeker komt u over?
• Hoe kan uw houding, uw stem en taalgebruik bijdragen tot uw overtuigingskracht?
• Hoe gaat u om met vragen van uw toehoorders?